E-invoicing – виртуальный подход к документообороту

Бумажный документооборот в век электроники – если не архаизм, то что-то очень близкое к этому понятию. Большинство компаний во многих развитых странах давно перевели данный процесс в виртуальное пространство, которое называется E-invoicing. При этом экономия по сравнению с обычным способом ведения документооборота в некоторых случаях достигает 15-кратных размеров за каждый документ, да и других преимуществ немало. Теперь инновационная технология появилась и в Среднерусском банке. Об этом наш разговор с первым заместителем председателя Среднерусского банка Сбербанка России, куратором корпоративного блока Юрием ИСМАГИЛОВЫМ. – Юрий Рамитович, что представляет собой система электронного межкорпоративного документооборота Сбербанка E-invoicing? – Суть услуги заключается в предоставлении клиентам возможности обмениваться между собой всеми документами, возникающими в ходе контрагентских отношений, в электронном виде: счетами, счет-фактурами, актами сверки взаиморасчетов, договорами... Таким образом, E-invoicing позволяет предельно минимизировать бумажный обмен первичными учетными документами с контрагентами. Все материалы, передаваемые с помощью E-Invoicing, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, благодаря современным средствам защиты информации, сервисам идентификации и аутентификации. – Когда E-invoicing внед­рили в Сбербанке? Чем вызван интерес банка к пусть и показавшей себя с наилучшей стороны на Западе, но почти неизвестной в России технологии? В чем уникальность Сбербанка как поставщика услуги? – Уже более года в России законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронный вид. Первым банком, взявшим на себя миссию по внедрению E-invoicing, стал Сбербанк России. В Среднерусском банке с начала 2013 года к системе E-invoicing подключились уже более 300 компаний. Именно Сбербанк России, нацеленный на инновации и активно внедряющий самые современные технологии в офисах, первым оценил все плюсы электронного документооборота и поспешил поделиться наработками с корпоративными клиентами. Зачастую юридическим лицам предлагается система интернет-банкинга, но Сбербанк создал для клиентов виртуальное банковское безбумажное пространство. Теперь весь спектр услуг доступен по электронной подписи, то есть без посещения отделения. Уникальность предложения очевидна: обширная филиальная сеть позволит перевести контрагентов крупнейших компаний на электронный документооборот в кратчайшие сроки. – А какие конкретные преимущества получает организация от перехода на электронный документооборот? – Преимуществ у E-invoicing предостаточно. Прежде всего удается экономить и время, и средства. Сегодня стоимость процессинга одного бумажного документа, при учете всех прямых и косвенных затрат, составляет 50 –110 рублей. При этом средняя цена одной транзакции через E-invoicing – около 9 рублей. К тому же скорость доставки возрастает в тысячи раз, трудозатраты на обработку одного документа снижаются в 10–15 раз (с 2–3 минут до 10–15 секунд). Вместе с этим упростится хранение. Например, 5000 листов занимают на складе как минимум квадратный метр площади, в электронном виде – всего 20 Mb на жестком диске. Соответственно, и поиск необходимой бумаги в электронном архиве сократится с часов до секунд. Есть и другие важные причины для использования услуги E-invoicing – система может оперативно реагировать на ответы и запросы заказчиков, быстрее принимать решения. Кроме того, E-invoicing позволяет контролировать доступ сотрудников к документам, обеспечивает шифрование в соответствии с международными и отечественными стандартами. В результате использования электронного межкорпоративного документооборота повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью. – Наряду с экономией ресурсов немаловажен уровень безопасности системы. Могут ли клиенты быть уверены в Сбербанке как в надежном поставщике данной услуги? – Безусловно, клиент должен быть уверен в том, что документы не исчезнут, что никуда не денется и компания, предоставляющая электронный документооборот. Эти бумаги невозможно утратить – они хранятся не только в электронном архиве клиента, но и в базе данных Сбербанка. По существующему законодательству есть требования к хранению подобных материалов вне зависимости от вида – электронного или бумажного. Сбербанк получил соответствующее разрешение в налоговом органе, чтобы быть местом хранения данных и сервисом передач. Наши клиенты могут не сомневаться, что E-invoicing – это высочайший уровень защиты информации. – Работают ли налоговые службы с E-invoicing, и зачем им менять устоявшиеся подходы? – Система действует не только в отношениях партнеров по бизнесу, отчитываться с ее помощью можно и перед госорганами. Использование электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать бизнес-процессы предприятий и по взаимодействию с налоговыми органами. Интерес этой службы понятен – с прозрачным бизнесом проще работать. Конечно, сервис интересен и для юридических лиц, у которых отсутствует или минимизирована теневая часть бизнеса. Таким образом, документо­оборот становится прозрачным не только для Сбербанка, но и для контролирующих органов. – Как можно подключиться к E-invoicing? – Обширная филиальная сеть Среднерусского банка дает возможность легко подключать клиентов и их контрагентов в любой точке Московской, Тульской, Брянской, Рязанской, Тверской, Калужской и Смоленской областей. Для того чтобы воспользоваться этим, достаточно прийти в любое отделение Сбербанка, которое оказывает услуги юридическим лицам, и написать заявление. После чего клиенту выдается некое средство криптозащиты с электронно-цифровой подписью. Получив этот инструмент, пароль и логин, клиент, вернувшись в свой офис, уже сможет начать использовать E-invoicing. Подключение осуществляется очень быстро и просто. Нет необходимости в установке дополнительной программы на рабочее место. При желании ее можно интегрировать с учетными системами клиента. Он даже не будет видеть интерфейсы программы E-invoicing, а начнет работать в привычной для себя учетной системе, скажем, 1С, и через нее отправлять документы контрагентам. – Отличный инновационный сервис – быстрый, экономичный, безопасный и удобный! К тому же позволяет внести существенный вклад в сохранность окружающей среды. – Это действительно так – Сбербанк создал уникальный продукт. Система межкорпоративного документооборота E-invoicing позволит клиентам существенно оптимизировать бизнес-процессы по взаимодействию с контрагентами. Анна РОМАНОВА Генеральная лицензия Банка России на осуществление банковских операций № 1481 от 08.08.2012 года. Реклама.